Az e-mail üzeneteket mindig megfelel?en kell megfogalmazni, hogy az olvasóközönség felfogja az üzenetet. A célcsoport általában eltér? ismerettel, így a nyelvi forma és a tartalomnak is illene megváltozni. Különösen fontos, hogy az e-mail üzenetek röviden legyenek. Az olvasó ritkább ráfordítva a tartalom megértésére.